Quando uma empresa revisa seu plano de gestão, o sistema de emissão costuma ser avaliado pelo que promete na página de vendas. Só que, na rotina, o que faz diferença é um conjunto de recursos bem específicos, que determinam se a emissão vai fluir ou se vai exigir atenção constante da equipe.
Para quem procura uma ferramenta para emitir nota fiscal online, organizar esses recursos por área ajuda a avaliar cada opção com mais clareza. A seguir estão os grupos de funções que merecem atenção, do acesso ao sistema até o apoio depois da contratação.
Acesso: Quem usa e de onde
O primeiro grupo de recursos diz respeito a como a equipe entra na plataforma.
Funcionamento pelo navegador. Uma solução 100% on-line dispensa instalação e permite emitir de qualquer computador com internet. É o modelo adotado pela Digisan, o que facilita a vida de empresas com mais de uma unidade ou equipe trabalhando de casa.
Usuários individuais. Cada pessoa deve ter seu próprio login, sem senhas compartilhadas. Isso também dá mais controle, porque fica registrado quem emitiu, alterou ou cancelou cada documento.
Permissões por função. O ideal é definir o que cada usuário pode fazer. Quem emite nem sempre precisa ter permissão para cancelar, por exemplo.
Emissão: O coração da ferramenta
Aqui estão os recursos ligados à geração dos documentos em si.
Notas de produto e de serviço no mesmo lugar. Empresas que vendem mercadorias e prestam serviços ganham tempo quando tudo fica em uma única plataforma.
Ponto de venda integrado. Para quem atende no balcão, o cupom precisa sair no momento da compra, sem etapas extras.
Cadastros reaproveitáveis. Clientes, produtos e serviços salvos tornam cada nova emissão mais rápida e reduzem a digitação. Em rotinas com muitas vendas por dia, esse detalhe reduz bastante o tempo gasto em cada nota.
Cobertura nacional. Para notas de serviço, é importante que a ferramenta funcione no município da empresa. Pela Digisan já foram emitidas notas em todas as cidades do país.
Automação: Menos trabalho manual
Este é o grupo que mais economiza tempo, principalmente para quem vende pela internet.
Integração com meios de pagamento. Quando a ferramenta se conecta à plataforma de pagamento, cada venda aprovada gera sua nota sozinha.
Integração com lojas virtuais. O pedido feito no site já carrega os dados necessários para a emissão.
Conexão via API. Empresas com sistema próprio de gestão podem enviar as informações diretamente ao emissor.
Na Digisan, a automação é apoiada por mais de 100 integrações prontas. Para operações acima de 10 mil notas mensais, a API garante emissão estável em grande escala.
Organização: Encontrar o que foi emitido
Com o tempo, a quantidade de notas cresce e a organização passa a pesar.
Busca por filtros. Localizar notas por cliente, data ou situação poupa tempo quando alguém pede segunda via.
Download em lote. Baixar várias notas de uma vez agiliza o envio dos documentos ao contador no fechamento do mês.
Histórico acessível. As notas devem ficar guardadas na plataforma e disponíveis sempre que a empresa precisar consultar. Esse cuidado evita depender de arquivos salvos em computadores ou caixas de e-mail.
Vale testar esses recursos durante a avaliação, porque eles variam bastante entre fornecedores.
Segurança: Proteção dos dados
Notas fiscais carregam informações da empresa e dos clientes. Por isso, alguns cuidados são indispensáveis.
Armazenamento confiável. Os documentos precisam estar guardados com segurança, sem risco de perda.
Estabilidade da plataforma. O sistema não pode ficar fora do ar nos momentos de maior movimento. Relatos de clientes antigos ajudam a avaliar esse ponto, e entre os depoimentos publicados pela Digisan há empresas que destacam justamente a disponibilidade constante do sistema.
Certificado em ordem. A emissão depende do eCNPJ A1. Algumas ferramentas facilitam essa etapa, como a Digisan, que permite adquirir o certificado de forma remota.
Apoio: O recurso que não aparece na tela
Nenhuma lista de funções está completa sem considerar o atendimento. É ele que resolve rejeições, ajusta configurações e orienta nos momentos de dúvida.
Acompanhamento na implantação. Alguém do fornecedor deve ajudar a configurar a conta e conferir as primeiras notas.
Atendimento humano. Respostas automáticas raramente resolvem problemas fiscais fora do padrão.
Apoio ao contador. Ferramentas com suporte pensado também para escritórios contábeis facilitam o trabalho conjunto.
Esse é um dos pontos em que a Digisan mais investe, com gerente de contas para cada cliente e uma equipe de especialistas que atende sem intermediação de robôs.
Como usar esta lista
Transforme os grupos acima em uma tabela e marque quais recursos cada fornecedor oferece. Dê peso maior aos que mais impactam a sua rotina: Automação para quem vende on-line, ponto de venda para quem atende no balcão, organização para quem emite muitas notas.
Depois, confirme tudo na prática. Com os 7 dias gratuitos da Digisan, é possível testar cada um desses grupos de recursos antes de contratar.